Tips Menghitung Porsi Catering untuk Acara Pernikahan

Acara Pesta Pernikahan adalah acara yang paling ditunggu-tunggu oleh setiap calon pengantin. Pastinya, keinginan meraka terhadap acara tersebut adalah sama, yaitu sebuah acara pesta pernikahan yang berjalan sempurna dan berkesan.
Hal apa saja ya yang dapat membuat pesta pernikahan kita berkesan?
  • Dekorasi yang cantik
  • Catering yang enak dan cukup
  • Fotografer yang bisa memberikan hasil foto /video terbaik
  • Lantunan musik yang indah
  • Rias dan baju pengantin yang memukau
  • dan masih banyak hal lainnya..
Tetapi acara pernikahan tersebut tidak akan menjadi sempurna apabila kita melakukan kesalahan pada perhitungan jumlah porsi makanan yang kita pesan.
Terkadang kita berasumsi bahwa hitungan kita insyaaAllah sudah cukup, namun ternyata, pada pelaksanaannya perhitungan jumlah porsi makanan kita meleset jauh atau sebaliknya, membuat jumlah pesanan yang benar-benar berlebih (mubazir) 🙁 .
Dan sudah terbayang kan ketika hal itu terjadi, pernikahan yang kita dambakan sempurna berubah menjadi bencana atau malah menggembungkan biaya pernikahan itu sendiri 🙁 .
Mengapa salah berhitung pada jumlah porsi makanan bisa berdampak sangat luar biasa terhadap acara pernikahan secara keseluruhan?
Jawabannya, karena biaya catering di dalam satu acara pernikahan menempati posisi paling utama dan bisa memakan porsi anggaran sampai 50% sendiri dari total keseluruhan anggaran pernikahan. Besar sekali bukan..
Inilah alasan mengapa kamu harus mengetahui tips bagaimana menghitung jumlah porsi makanan pada acara pesta pernikahanmu, agar anggaran yang kamu keluarkan untuk catering tidak kurang dan tidak berlebih.
Yuk, kita mulai tahapan-tahapannya:
Langkah pertama adalah menentukan vendor catering pernikahan yang bagus. Baik bagus dari sisi:
  • Rasa
  • Harga
  • maupun dari sisi Kualitas Penyajiannya
Dan yang tidak kalah penting juga, pastikan vendor catering tersebut sudah tersertifikasi Halal dengan Sistem Jaminan Halal dari lembaga MUI.
Mengapa poin Halal itu penting?
Karena kita tidak tahu apakah bahan baku yang dipakai oleh vendor catering tersebut berasal dari sumber dan proses yang halal atau tidak 🙂 .
Langkah kedua adalah menghitung secara detil anggaran dan porsi catering acaramu.
CONTOH PERHITUNGAN PORSI CATERING:
Jika kamu akan mengundang tamu sebanyak 500 undangan = 1000 orang (konversikan terlebih dahulu dari jumlah undangan dikali 2 orang setiap undangannya).
Dan dari jumlah tamu (1000 orang) kita akan bagi persentase antara Jumlah Persentase Buffet dan jumlah Persentase Stall:
Acara Pernikahan Siang
Persentase buffet biasanya lebih banyak dari persentase stall, dikarenakan banyak tamu yang hadir ke acara pernikahan di jam siang hari. Mereka biasanya akan mengambil dua jenis makanan tersebut yaitu buffet dan stall, jadi persentase masing-masing yang pas untuk acara pernikahan siang adalah:
Buffet = 80% x 1000 orang (jumlah tamu) = 800 porsi
Stall    = 20% x 1000 orang (jumlah tamu) x 5 macam stall = 1000 porsi stall
Jumlah porsi stall (1000 porsi) akan dibagi menjadi beberapa macam stall dengan contoh jika masing-masing stall berjumlah 200 porsi, berarti akan ada 5 jenis stall di acara pernikahanmu.
Contoh:
  1. Stall Roast Chicken 200 porsi
  2. Stall Empal Gentong 200 porsi
  3. Stall Siomay 200 porsi
  4. Stall Crepes 200 porsi
  5. Stall Ice Cream 200 porsi
Sudah ada yang tahu belum mengapa contoh macam stallnya demikian?
Karena ketika kita mengganti porsi buffet menjadi bentuk stall atau yang biasa kita sebut jajanan, pembagiannya tidak bisa asal-asalan atau suka-suka kita (biasanya calon pengantin berpikir, “Kan kita yang punya acara”) 🙂 .
Nah, sebagai awal kita harus membaginya dalam persentase kategori stall yang pas:
  • Stall dengan kategori Berat
  • Stall dengan kategori Sedang, dan
  • Stall dengan kategori Ringan
Mengapa harus seperti itu pembagiannya, karena tamu tidak akan hanya mengambil satu jenis stall saja, tetapi mereka biasanya akan menghabiskan 3 sampai dengan 4 jenis stall.
Dan seperti pada contoh yang digambarkan di atas, Stall Roast Chicken dan Empal Gentong masuk dalam kategori Berat, Stall Siomay dan Crepes masuk dalam kategori Sedang, dan Stall Ice Cream masuk dalam kategori Ringan. Kok tidak ada baksonya? Karena di jenis stall tersebut sudah dimasukkan empal gentong, sebagai salah satu karakter stall yang berkuah.
Namun tidak ada salahnya juga jika kamu ingin memasukkan stall dengan karakter kuah lainnnya seperti bakso, soto atau sejenisnya. Yang penting dan perlu diperhatikan adalah bahwa pembagian kategorinya mulai dari berat, sedang dan ringan sudah terpenuhi.
Dan, hal berikut juga cukup penting untuk kamu ketahui..
Jumlah stall yang akan kamu pesan haruslah seimbang dengan ukuran venue pernikahanmu. Jangan sampai venue yang akan kamu gunakan mempunyai ukuran yang besar, tetapi jumlah stall yang kamu pesan sangatlah sedikit. Hal inipun akan menjadi kekurangsempurnaannya acara pernikahanmu.
Acara Pernikahan Malam
Persentase buffet pernikahan malam biasanya lebih rendah dari persentase pernikahan siang, atau bisa juga dibuat sama dengan jumlah persentase stallnya, contoh:
Buffet 50% – Stall 50%
Atau untuk sedikit aman bisa
Buffet 60% – Stall 40%
Mengapa bisa seperti itu perhitungannya?
Dikarenakan banyak tamu yang hadir ke acara pernikahan malam mereka cenderung lebih suka dengan item jajanan daripada item buffetnya yang berat. Dan banyak juga dari tamu undangan tersebut yang memang menjaga porsi makan malamnya sehingga biasanya, para wanita, akan mengambil opsi tersebut 🙂 .
Dengan begitu untuk perhitungan acara malam persentasenya adalah (ambil opsi aman):
Buffet = 60% x 1000 orang (jumlah tamu) = 600 porsi
Stall    = 40% x 1000 orang (jumlah tamu) x 5 macam stall = 2000 porsi stall
Jumlah porsi stall (2000 porsi) akan dibagi menjadi beberapa macam stall dengan contoh jumlah masing-masing stall adalah 400 porsi, berarti akan ada 5 jenis stall di acara pernikahanmu (seperti pada contoh sebelumnya). Atau, bisa juga jumlah stall diperbanyak menjadi 8 jenis stall dengan jumlah masing-masing stall sekitar 250 porsi.
Namun perlu diingat, semua pilihan ini akan kembali lagi pada tingkat kebutuhan masing-masing calon pengantin. Karena ada beberapa anggapan seperti:
  1. Jumlah macam stall yang banyak akan menjadikan acara pernikahan saya menjadi lebih keren.
Atau juga..
  1. Jumlah macam stall sedikit saja tetapi jumlah porsi setiap stallnya dibuat banyak agar bisa disajikan dalam pembagian dua set penyajian.
Untuk sebagian banyak orang, anggapan kedua adalah opsi yang lebih baik, dikarenakan opsi tersebut dapat menjaga makanan yang kita siapkan tidak terbuang sia-sia karena misalnya ada sebagian oknum tamu undangan yang melakukan ‘laper mata’, dan bukan karena makanan tersebut tidak enak 🙁 .
Lalu, “Kenapa sih kalau buffet diganti ke stall pengalinya itu harus 5 stall minimal, ngga bisa hanya 2 atau 3 jenis aja?”
Sebelumnya kita harus ingat bahwa tamu yang akan memakan stall bukan hanya orang yang tidak mendapat bagian di buffet saja, tetapi juga yang sudah mendapat bagian buffet, mereka tetap rela mengantri untuk mengambil minimal 1 atau 2 macam stall lagi. Itulah mengapa jumlah pengali stall jika memungkinkan tidak kurang dari 5 jenis stall dan tidak lupa juga sudah terbagi menjadi kategori-kategori yang sudah dijelaskan di atas.
Sebagai informasi akhir, ada juga beberapa poin di bawah ini yang akan membantu kamu memaksimalkan kesempurnaan acara pernikahanmu.
Pertama. Jangan lupa untuk menanyakan menu favorit apa yang dimiliki oleh vendor catering tersebut.
Biasanya, setiap catering memiliki menu andalan sendiri baik untuk menu buffet maupun menu stall, seperti misalnya:
  • Soup Tom Yum
  • Kambing Guling
  • Spicy Chicken Teriyaki
  • Siomay
  • Pempek
  • Zuppa Soup
  • dll.
Juga mintalah penyediaan air putih yang cukup, karena banyak juga vendor catering yang tidak memperhatikan hal ini, dan akhirnya hanya karena hal yang terlihat simple tapi berdampak sangat negatif terhadap acara pernikahan kita.
“Berapa ya perhitungan standar jumlah air minum yang harus ada di acara pernikahan kita?”
Jumlah air minum yang harus ada di acara pernikahan kita minimum adalah 2 kali lipat dari jumlah makanan yang kita siapkan. Contoh:
Porsi Buffet            = 800 porsi x 2
Total Porsi Stall     = 1000 porsi x 2
Jadi total air minum yang harus ada di acara pernikahan kita adalah 3600 porsi gelas, dengan asumsi tamu yang kita undang bisa hadir semua.
Yang kedua. Tanyakan juga kepada vendor catering kita apakah kedua pihak keluarga inti sudah disiapkan makanan untuk dapat mereka bawa pulang setelah acara berakhir?
Hal ini juga sering menjadi hal yang terlewat disiapkan oleh vendor catering. Padahal kita semua tahu bahwa banyak anggota keluarga yang datang di acara pernikahan kita yang pada saat selesai acara mereka tidak akan langsung pulang tetapi akan mampir sejenak untuk sekedar beristirahat atau hanya ingin bercengkrama kembali di rumah pemangku hajat karena sudah terlalu lama tidak bertemu.
Apabila hal tersebut terjadi, pemangku hajat sudah tidak perlu khawatir lagi untuk menyiapkan makanan kepada mereka karena pihak catering telah benar-benar memikirkan dan menyiapkannya dengan baik.
Dan yang tak kalah penting, mintalah juga kepada vendor catering pernikahanmu untuk menyediakan kantong plastik kiloan yang cukup. Jika makanan masih tersisa, kamu bisa memberi kesempatan kepada keluarga atau panitia pernikahan untuk membawanya pulang ke rumah.
Demikian tips menghitung jumlah porsi makanan pada acara pesta pernikahan. Hitunglah dengan cermat agar acara pernikahanmu dapat berjalan sesuai harapan, sempurna dan berkesan. Semoga artikel ini bermanfaat 🙂 .
Adelia Catering l Jl. Mekar Saluyu No.13 Cilendek Bogor l 0811-97-666-10 l 0856-9192-1492 l @adeliacatering_id